Was fällt dir zuerst ein, wenn du an „Social Media“ denkst?
Viele werden diese Frage mit einem Beispiel der vielen bekannten Plattformen beantworten. Instagram, TikTok, LinkedIn, Facebook und viele mehr sind zunehmend Teil unseres Alltags. Doch was für den einen reine Freizeitbeschäftigung ist, ist für den anderen aufwändige Arbeit.
Jeder der nicht nach Lust und Laune Posts veröffentlicht, sondern diese nach einem Plan hochlädt, weiß wie viel Arbeit dies machen kann. Hier kommen Social Media Management Tools ins Spiel, das hilft, Beiträge effizient zu planen und zu organisieren.
Influencer und Agenturen müssen hinter ihren Posts ein Konzept haben, um erfolgreich zu sein. Es handelt sich um strategisch zu veröffentlichen Content.
Der Einsatz von sozialen Medien revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen und Verbraucher miteinander kommunizieren. Plattformen wie Instagram, Twitter und Facebook ermöglichen es den Unternehmen, persönliche Beziehungen zu Kunden aufzubauen, die positive Kundenerfahrungen garantieren. Sie ermöglichen es auch, Inhalte zu aggregieren, zu organisieren und zu verbreiten, wodurch der Zugang zu einer unerschöpflichen Zielgruppe eröffnet ist.
Aber was soll an Social Media Management so schwer sein?
Die meisten der Social Media Nutzer werden bereits den ein oder anderen Post hochgeladen haben. In wenigen Schritten ist das Bild oder das Video veröffentlicht.
Betrachtet man das Ganze jedoch im Zusammenspiel mit den zu beachtenden Kriterien, wie dem Algorithmus, wird die Aufgabe schon komplizierter.
Stell dir vor, du hast diese Aufgabe nicht nur für dein eigenes Profil, sondern für ein Unternehmen.
Du musst dich in das Profil des Unternehmens einloggen – auf jeder Plattform. Der nächste Schritt ist das Erstellen des Contents. Das Bild oder Video muss im richtigen Format ansprechend gestaltet werden. Ist dies erledigt, probierst du den Content zum richtigen Zeitpunkt hochzuladen. Die verschiedenen Plattformen arbeiten mit verschiedenen Algorithmen. Du musst also herausfinden, wann du die besten Chancen hast, mit deinem Content möglichst viele Leute zu erreichen. Wenn du Pech hast, loggst du dich also zu verschiedenen Tageszeiten in das Profil des Unternehmens ein und lädst ein Bild oder Video hoch. Auch Storys musst du hin und wieder hochladen.
Jetzt stell dir diese Situation vor, doch ersetzt das einzelne Unternehmen durch mehrere.
Du loggst dich zu verschiedenen Tageszeiten bei verschiedenen Unternehmen in die verschiedenen Profile ein und postest den für das bestimmte Unternehmen geplanten Content.
Wird es langsam unübersichtlich? Das war noch nicht alles.
Auf deine Posts werden Reaktionen folgen. Likes, Kommentare, Direct Messages.
Möchtest du auf Social Media erfolgreich sein, darfst du diese nicht ignorieren. Du antwortest also auf Nachrichten und löschst oder beantwortest Kommentare – auf verschiedensten Profilen.
Ab diesem Punkt denkst du wohl an nichts spaßiges mehr, wenn es um Social Media geht. Kein Wunder. In diesem Ausmaß verwenden wahrscheinlich nur Personen, welche in diesem Bereich beruflich tätig sind, die sozialen Medien.
Meist kümmern sich ganze Teams, beispielsweise von Agenturen, um die Profile verschiedener Unternehmen. Mit der Reduktion des Aufwands durch Kollegen geht allerdings ein erhöhter Koordinationsbedarf einher. Das Unternehmen hat spezielle Wünsche, welche umgesetzt werden müssen. Es darf nichts gepostet werden, bevor der Kunde es nicht abgesegnet hat. Doch wie soll das funktionieren?
Den erstellten Content rechtzeitig an das Unternehmen schicken, Feedback bekommen, Anpassungen tätigen, zur erneuten Abnahme schicken, … Und damit ist es nicht getan. Innerhalb des Teams gibt es in den meisten Fällen ebenfalls Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse. Interne und externe Kommunikation müssen ermöglicht werden. Verbunden ist das Ganze mit einem großen Zeitaufwand. Zum Glück gibt es mittlerweile Wege, diesen Aufwand zu reduzieren. Ein solcher wäre das Nutzen eines Social Media Management Tools.
Was muss das perfekte Social Media Management Tool für maximale Aufwandsreduktion können?
Content erstellen
Um schon beim Erstellen des Contents Zeit sparen zu können, macht es Sinn, wenn dies direkt über das Tool möglich ist. Optimal wären zur Erstellung von Content auswählbare Post-Formate, Emojis, verschiedene Schriftarten, Lizenzfreie Bilder, Videos und Sounds. Auch die Möglichkeit zum Schneiden von Videos und Sounds wäre wichtig.
Scheduling
Scheduling ist das Einplanen der Posts. Das Social Media Management Tool ermöglicht es, den Content in einem Kalender für das jeweilige Unternehmen auf allen zu betreuenden Plattformen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem Tag im Kalender einzuplanen. Dies ist Jahre im Voraus möglich. Sind die Posts geplant, muss man nichts mehr tun, da sie zu dem geplanten Zeitpunkt automatisiert
gepostet werden.
Interne Kommunikation
Du kannst innerhalb des Tools Rollen an deine Kollegen verteilen. Diese haben bestimmte Berechtigungen. So kann ein unerfahrener Mitarbeiter also Posts erstellen, diese aber nicht ohne die Genehmigung eines erfahreneren Mitarbeiters veröffentlichen. Man kann ebenfalls Zuweisungen tätigen. Der betroffene Mitarbeiter sieht dann im Social Media Management Tool was er zu tun hat. Die Unübersichtlichkeit, die ohne Tool entstehen würde, bleibt also aus.
Externe Kommunikation
Da der Post erst veröffentlicht werden darf, wenn der Kunde mit dem Content zufrieden ist, kommt es teilweise zu mehreren Feedbackschleifen. Diese können durch das perfekte Social Media Management Tool minimiert werden. Die Posts müssen nicht erst exportiert und mit dem Kunden geteilt werden, nur um dann auf diesem Wege zurückzukommen, um angepasst zu werden. Der Kunde hat einen externen Zugang in das Tool, mit welchem er die geplanten Posts einsehen und ggf. bearbeiten oder dir eine Notiz hinterlassen kann, was angepasst werden soll.
Community Management
Das Verwalten eingehender Reaktionen und Nachrichten wird durch das Social Media Management Tool ungemein erleichtert. Das in verschiedene Profile Einloggen, um auf alle Nachrichten und Reaktionen einzugehen, fällt weg. Alle Interaktionen aller Profile werden in einer gemeinsamen Inbox gesammelt. Mit einem Filter kann man einstellen, von welchem Unternehmen und welchen Plattformen man die Interaktionen sehen möchte und kann sie direkt im Tool beantworten/löschen/…
Reports
Das Social Media Management Tool stellt dir Analysen und Reports zu den Posts auf den Social Media Plattformen zur Verfügung. Anhand dieser erkennst du zum Beispiel, welche Hashtags deine Reichweite gesteigert haben. Sie zeigen außerdem, wie viele Follower du in innerhalb eines bestimmten Zeitraums gewonnen hast. Diese und viele weitere Informationen aus den Reports können auch für den Kunden interessant sein. Entweder kannst du die Reports downloaden und deinen Kunden zur Verfügung stellen oder du kannst optimalerweise einstellen, dass die Reports z.B. wöchentlich automatisiert an den Kunden geschickt werden sollen.
Das perfekte Social Media Management Tool stellt des Weiteren eine Konkurrenzanalyse zur Verfügung und zeigt auf, auf welchen Plattformen dein Unternehmen erwähnt wurde, so dass du direkt auf diese Erwähnungen reagieren kannst.
Schnittstellen
Jedes Unternehmen nutzt verschiedene Kombinationen aus den vorhandenen Social-Media-Kanälen. Das perfekte Social Media ManagementTool muss alle genutzten Kanäle integriert haben. Die gängigsten sind:
- TikTok
- YouTube
- GoogleMyBusiness
Aber gibt es das Social Media Management Tool?
Nein. Keines der bestehenden Social Media Management Tools kann alle Kriterien des perfekten Tools erfüllen. Es werden oft Abstriche bei den Integrationen gemacht, man kann also nicht die Profile aller Social-Media-Kanäle verwalten. Hat man jedoch Kunden, die eine Integration brauchen, welche das Tool nicht hat, muss man die Arbeit für diesen Kanal händisch machen. Das am Anfang beschriebene Szenario wird erneut zur Realität. Das Erstellen von Posts ist bei vielen Social Media Management Tools nicht möglich. Andere mögliche Nachteile sind bei einigen Tools, dass man nicht unbeschränkt viele Posts einplanen darf oder nur beschränkt lange im Voraus planen kann. Das automatisierte Posten nimmt einem viel Arbeit ab, funktioniert jedoch ebenfalls nicht immer problemlos. Vor allem mit dem Veröffentlichen von Videos gibt es oft Probleme. Diese werden entweder gar nicht erst hochgeladen oder können im veröffentlichten Zustand nicht abgespielt werden. Das automatisierte Posten von Reels und Storys für Instagram und TikToks ist bei vielen Social Media Management Tools generell noch gar nicht möglich. Es kommt ebenfalls vor, dass ein geplanter Post eines Bildes nicht hochgeladen wird. In diesem Fall schicken die qualitativ besseren Tools immerhin einen Hinweis über diesen Vorfall. Des Weiteren bieten manche Tools keine Möglichkeit der internen und externen Kommunikation. Auch das Community Management ist keine Selbstverständlichkeit. Bei den Social Media Management Tools, die das Community Management integriert haben, gibt es leider oft nur für einige Schnittstellen eine Inbox. Die Reports sind nicht alle gleicher Ausführlichkeit und Qualität.
Neben diesen inhaltlichen Abstrichen gibt es viele negative Aspekte, was das Pricing angeht. Meist erwirbt man das Social Media Management Tool in Form eines monatlich oder jährlich zu bezahlenden Pakets. Dieses beinhaltet je nach Preis bestimmte Features und Nutzerzugänge. Desto mehr Personen in dem Tool arbeiten müssen, desto teurer wird es. So muss man teilweise pro Nutzer an die 200€ monatlich zahlen. Brauchen also mehrere Nutzer einen Zugriff, summiert sich der Preis schnell. Doch das ist nicht die einzige Variable, von welcher der Preis abhängig ist. Je nachdem, welches Paket man erwirbt, hat man verschieden viele Social Media Profile, welche man verwalten kann. Damit ist also nicht die Anzahl der Kunden gemeint, sondern die der Accounts. Ein Kunde kann, wenn er z.B. auf Instagram, LinkedIn, Facebook und YouTube je ein Profil hat, schon 4 Social Media Profile besetzen. Die in den Paketen angedachte Anzahl von Profilen ist bei den günstigeren Paketen meist sehr gering. Sie variiert von ca. 5 – 20 Profilen. Hat man mehrere Kunden, sind diese Plätze schnell besetzt. Die Folge ist, dass man auf ein teureres Paket upgraden muss.
Die große Auswahl an Social Media Management Tools erschwert die Auswahl. Wenn du also überlegst, ob ein Social Media Management Tool für dich oder dein Unternehmen in Frage kommt, beschäftige dich im Vorhinein ausreichend mit den verschiedenen Anbietern. Ein 100% perfektes Tool, was alle Bedürfnisse abdeckt, gibt es momentan wohl nicht. Achte außerdem nicht nur auf den Preis, sondern auch darauf, dass die Funktionen die richtigen sind, um dir die Arbeit zu erleichtern. Wenn du ein günstiges Tool nimmst, was deinen Ansprüchen nur partiell gerecht wird, ist die Zeitersparnis durch das Tool eher gering. Wir empfehlen also, Geld in ein qualitativ hochwertiges Social Media Management Tool zu investieren, welches deinen Ansprüchen so gut wie möglich gerecht wird. Prüfe allerdings vor deiner finalen Entscheidung auf Folgekosten und ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.
